Workshop Planungshilfe
Hier bieten wir Ihnen hilfreiche Informationen und Tools, damit Sie Ihren HEART Global Workshop erfolgreich vorbereiten können.
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Alle folgenden Informationen haben lediglich Empfehlungscharakter, d.h., wenn Sie die eine oder andere Voraussetzung oder Bedingung nicht erfüllen können, sprechen Sie mit uns – wir finden ganz sicher einen Weg, um zu einer guten Lösung zu kommen.​
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Planung eines HEART Global Workshops
Hier ist eine kurze Zusammenfassung, wie wir einen HEART Global Workshop zusammen zum Leben erwecken können und was wir von Ihnen benötigen, um diesen für alle zu einem wunderbaren Erlebnis werden zu lassen.
Ablauf
Unterbringung
& Verpflegung
Workshop
& Veranstatungsort
Anmeldung
Finanzielles
Die Workshops können je nach Stundenplan und Bedürfnissen der Schule über 2 oder 3 Tage organisiert werden.
Der Tagesablauf ist flexibel anpassbar. Wir können die Start- und Endzeiten an die Unterrichtszeiten, Essenspausen oder andere schulische Aktivitäten anpassen.
Die Abschluss-Show findet in der Regel werktags (Montag–Samstag) um 18:00 Uhr und sonntags um 17:00 Uhr statt. Sie dauert insgesamt etwa zwei Stunden, und alle teilnehmenden SchülerInnen wirken aktiv mit.
Der Veranstalter organisiert Verpflegung und Unterkunft für das HEART Global-Team (ca. 25 Personen).
Die Unterkunft wird in der Regel über lokale Gastfamilien organisiert, kann aber auch über eine Jugendherberge arrangiert werden.
Das Mittagessen für die Cast kann wie folgt gestaltet werden:
- Lunchpakete von den Gastfamilien,
- Bereitstellung durch die Schulkantine,
- ein von den Eltern zubereitetes Buffet
Unser Busfahrer benötigt ein eigenes Zimmer mit eigenem Bad, idealerweise in der Nähe des Buspark- platzes, damit er sich frei bewegen kann.
Dies kann durch ein Hotelzimmer, ein Hostel oder eine Handwerker-Unterkunft gewähr-leistet werden .
Wenn Sie keine kostenlose Lösung finden können, empfehlen wir Ihnen, sich mit Ihrer Kommune in Verbindung zu setzen, um eine Förderung zu erhalten.
Sie stellen einen großen Workshopraum der alle Teilnehmer fasst und idealerweise 3–4 zusätzliche Klassenzimmer, oder vergleichbare Bereiche für Kleingruppenarbeit zur Verfügung.
Für die Aufführung stellen Sie einen geeigneten Veranstaltungsort zur Verfügung, der mit dem Workshopraum identisch oder ein separater Saal sein kann.
Der Veranstaltungsort muss zusätzlich Platz für das Publikum bieten, das in der Regel 3,5-mal so groß ist wie die Teilnehmerzahl.
Wenn der Platz begrenzt ist, können auch zwei Aufführungen geplant werden.
Halten Sie auch einen abschließbaren Raum zur Verfügung, in dem sich die HG-Cast während der Pausen ausruhen und ihre persönlichen Gegenstände aufbewahren können.
Während der Workshop-Tage dürfen im Hauptworkshopraum keine anderen schulischen oder sportlichen Aktivitäten stattfinden.
Wie Sie die Anmeldung gestalten, liegt ganz bei Ihnen. Manche OrganisatorInnen arbeiten mit Flyern und Anmeldebögen, andere nutzen ein Online-Tool über ihre Website.
Sie übernehmen die Sammlung der Anmeldungen, behalten den Überblick über die Teilnehmendenzahl und organisieren die Zahlungen vor Ort.
Die Abrechnung erfolgt gesammelt im Anschluss an den Workshop; Einzelbeträge werden nicht separat erhoben.
Es gibt keine Mindestteilnehmerzahl.
Etwa 100 SchülerInnen sind ideal für eine nachhaltige Umsetzung, kleinere Gruppen sind jedoch – besonders bei einem ersten Workshop – ebenso gut möglich. Erfahrungsgemäß wächst die Teilnehmendenzahl mit jedem weiteren Workshop an Ihrer Einrichtung.
Wir arbeiten mit Gruppen von bis zu etwa 300 Personen.
Jede/r TeilnehmerIn zahlt eine Workshopgebühr von 60 €. Darin enthalten ist das HEART Global T-Shirt, das als Showkostüm getragen wird und anschließend als Andenken behalten werden kann.
Die Schule übernimmt die Bewerbung und Ankündigung des Workshops innerhalb der Schülerschaft. HEART Global stellt dafür gern unterstützende Werbematerialien zur Verfügung.
Die Abrechnung des Workshops wird gemeinsam mit unserem Business Manager und der Schule abgestimmt und geprüft. Die Zahlung des Workshoppreises erfolgt gesammelt per Banküberweisung am nächsten Werktag/nach Ende des Workshops.
Der Ticketverkauf für die Abschluss-Show wird während des Workshops vom HEART Global Cast organisiert:
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10 € für Erwachsene
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5 € für Kinder und Jugendliche (unter 18 Jahren
Gastfamilien erhalten zwei Freikarten.
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Die Öffentlichkeitsarbeit
... ist wichtig für HEART Global und genauso wichtig für Ihre Schule.
Jeder, der einen Workshop und das Abschlusskonzert einmal miterlebt hat, weiß, welche riesigen Chancen eine Schule für ihre PR – Arbeit hierdurch gewinnt. Gerade weiterführende Schulen stehen unter einem zunehmenden Konkurrenzdruck bezüglich ihres Schülernachwuchses. Ihre Schule kann sich durch die Ausrichtung eines HEART Global–Workshops entsprechend profilieren.
Sie können für Ihre Pressearbeit alles, was Sie im Internet oder auch auf dieser Seite über uns finden, hervorragend nutzen.
Unten finden Sie einen Link zum Herunterladen des HEART Global Media Kits. Es enthält eine Anleitung zur Verwendung unserer Marke und unserer Grafiken, unseres Logos, Werbefotos und eine Postervorlage im A4-Format, die Ihnen dabei hilft, Ihren HEART Global-Workshop in Ihrer Nähe zu bewerben.
Lassen Sie uns auch sprechen, falls Sie geringe Teilnehmerzahlen fürchten – es bietet sich ggf. an, einen kleinen Werbe-Aushang im Schul-Schaukasten aufzubauen oder kurze HERAT Global Videos über ihre TV-Geräte im Haus abzuspielen.
Fernsehen und Medien
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Laden Sie das Fernsehen ein. Während des Workshops und der Abschlussshow entstehen wunderbare Bilder, die Ihre Kinder in Aktion zeigen, und in denen Begeisterung pur zu sehen und mitzuerleben ist.
Stimmen Sie bitte alle etwaigen Fernseh - Interviews oder Pressegespräche sorgsam mit den Europa-Managerinnen und dem Tour-Manager ab, damit die Workshop-Abläufe nicht behindert werden.
Falls Sie besondere Ideen bezüglich der Medienarbeit haben, wie z.B. die Durchführung einer Dokumentation, einer Fernsehproduktion o.ä., nehmen Sie bitte Kontakt zu den Europa-Managerinnen auf.
Verschiedenes
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Probleme, unerwartete Komplikationen, verlorene Schlüssel, verstauchte Knöchel, verlorene Uhren, ganz egal was: alle Probleme sind in der Regel mit guter Kommunikation und gutem Willen zu lösen. Bitte sprechen Sie uns an – entweder den Tour–Manager oder die Europamanagerinnen. Wir glauben, dass gute Kommunikation der Schlüssel zu allem ist, und möchten Sie darin bestärken, lieber einmal öfter nachzufragen als einmal zu wenig.
Somit realisieren wir gemeinsam eine unvergessliche und vollends phänomenale Workshopzeit für alle Beteiligten.
Ihr HEART Global Europe Management
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